Fichas de datos de seguridad – Todo lo que necesitas saber

SDS, FDS, HDS, MSDS, … y un sinfín de acrónimos más para referirnos a las Fichas de datos de seguridad, ese documento que tanto dolor de cabeza da a quién lo tiene que preparar y que tanta información aporta a quién tiene que manipular un producto químico. Puede que el más utilizado sea SDS, que es el acrónimo en inglés de Safety Data Sheet pero, ¿Qué son las SDS?

¿Qué es una Ficha de datos de seguridad?

Una ficha de datos de seguridad es el documento que se utiliza para facilitar información de un producto químico a lo largo de la cadena de suministro.

En una SDS encontramos datos sobre la peligrosidad del producto, su composición, los equipos de protección individual a utilizar, y mucha otra información imprescindible para poder manipular un producto químico de forma segura.

Su estructura y contenido están definidos internacionalmente, con pequeñas variaciones en función de la normativa de cada país. En el caso de los países europeos, las fichas de datos de seguridad están reguladas por el Reglamento REACH (1907/2006).

¿Estoy obligado a disponer de una SDS de un producto químico?

De acuerdo al Reglamento REACH, toda empresa que comercializa un producto químico en Europa debe conocer cuáles son los peligros y riesgos que conlleva su uso.

Un producto químico (sustancia o mezcla) deberá ir siempre acompañado de una ficha de datos de seguridad si:

• Se trata de una sustancia o mezcla clasificada como peligrosa de acuerdo al Reglamento CLP.
• Se trata de una sustancia PBT (persistente, bioacumulable y tóxica) o mPmB (muy persistente y muy bioacumulable).
• Se trata de una sustancia incluida en la lista de sustancias candidatas a autorización
• Se trata de una mezcla no clasificada como peligrosa de acuerdo al CLP, pero que sí que contiene sustancias peligrosas (aplicable sólo para ciertos peligros y concentraciones).

Ahora bien, también existen exenciones a esta obligación. Una de las más conocidas es la no necesidad de disponer de ficha de datos de seguridad de mezclas en fase de producto terminado destinadas al usuario final que sean:

• Medicamentos
• Productos cosméticos
• Productos sanitarios
• Alimentos o piensos

Pero hay que tener mucho cuidado con esta exención ya que, si la mezcla se comercializa para ser utilizada en la formulación de otras mezclas, o simplemente para ser reenvasada, sí que tendremos obligación de disponer de una ficha de datos de seguridad.

Veamos un ejemplo:

1. Una empresa suministra un perfume a granel a otra que lo reenvasa en botes más pequeños para venderlos a terceros.

La empresa tiene la obligación de facilitar una SDS del perfume a granel al reenvasador. El reenvasador estará expuesto al producto en grandes cantidades y necesitará conocer los riesgos que estas actividades conllevan; esta información la encontrará en la SDS del producto.

2. Una empresa suministra frascos pequeños de perfume, listos para su uso final.

La empresa no tiene obligación de disponer de SDS. El producto únicamente se va a utilizar como cosmético, y los riesgos que conlleva ese uso deberán ser informados de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de cosméticos.

Si comercializo artículos ¿También tengo que preparar una SDS?

Para los artículos no es necesario proporcionar una SDS, pero sí que es cierto que algunas empresas utilizan este formato para transferir información de seguridad a sus clientes aun no siendo la opción más aconsejable.

Puedes ampliar más información sobre las obligaciones que tienen las empresas que comercializan artículos aquí.

¿Cuál es la estructura y el contenido de una Fichas de datos de seguridad?

En Europa las fichas de datos de seguridad están reguladas por el Reglamento REACH, y es en el Anexo II de este reglamento donde se establece su estructura y contenido.

El Anexo II del REACH se ha modificado en muchas ocasiones, siendo la última versión el Reglamento 2020/878.

De forma simplificada, podríamos decir que una SDS consta de 16 secciones y, en ocasiones, un Anexo (escenarios de exposición), y en cada una de ellas se aporta información detallada sobre el producto químico.

¿Qué formación debe tener la persona que elabora una ficha de datos de seguridad?

Las fichas de datos de seguridad deben ser elaboradas por personas que tengan formación y conocimientos suficientes para cumplimentar la información requerida en cada una de las secciones.

Es muy raro que una única persona tenga conocimientos para cumplimentar las 16 secciones de la SDS, por ello, es habitual que participen varios empleados de una empresa en su confección o que se subcontrate el trabajo a una consultoría especialista en estos servicios, como ServiREACH.

Aquellas empresas que comercializan muchos productos químicos distintos, suelen optar por la adquisición de un software especializado para la generación de este tipo de documentos. Es importante recordar que el objetivo de estos softwares es agilizar la elaboración de las fichas de datos de seguridad, pero no elimina la obligación de que las personas que las elaboren deben estar formadas y tener conocimientos sobre la información que aparece en ellas.

¿En qué idiomas debe facilitarse la ficha de datos de seguridad?

La ficha de datos de seguridad debe facilitarse en el idioma oficial del país en el que se está comercializando el producto.

Hace unos años realicé las SDS de todos los productos que comercializo, ¿Cada cuánto tiempo debo que actualizar las fichas de datos de seguridad?

El Reglamento REACH no establece un periodo de validez para las fichas de datos de seguridad, pero sí que obliga a que las SDS se actualicen tan pronto como se disponga de nueva información que modifique la peligrosidad del producto, las medidas de gestión de riesgos, etc. Es decir, siempre que haya cambios que hagan que la información que se muestra en la ficha ya no sea correcta.

Algunos de los motivos que provocan la necesidad de actualizar una SDS son: cambios en la clasificación de peligrosidad de uno de los componentes de la mezcla, el reciente registro REACH de una sustancia presente en la mezcla, un ensayo que demuestra que el producto ya no es corrosivo, una modificación de la reglamentación, etc..

La publicación del Reglamento 2020/878 es uno de esos cambios de la reglamentación que obligan a las empresas a actualizar sus fichas de datos de seguridad.

Este reglamento sustituye el Anexo II del Reglamento REACH, lo que provoca cambios importantes en la estructura y el contenido de las fichas de datos de seguridad.

El Reglamento 2020/878 entró en vigor el 1 de enero de 2021, pero aquellas SDS que estén realizadas de acuerdo al Reglamento 2015/830 (la anterior versión del Anexo II) seguirán siendo válidas hasta el 31 de diciembre de 2022. Después del 31 de diciembre de 2022 sólo serán válidas las SDS que cumplan con el formato del Reglamento 2020/878.

¿Cuándo debo facilitar la ficha de datos de seguridad?

Las SDS deben facilitarse gratuitamente, a más tardar, en la fecha en que la sustancia o mezcla se suministra por primera vez. Este envío (físico o electrónico) debe realizarse de forma proactiva por parte de quien comercializa el producto, sin necesidad de que el receptor deba solicitarla o reclamarla. La SDS actualizada debe facilitarse, gratuitamente, a todos los destinatarios a los que se les ha suministrado la sustancia o la mezcla en los últimos 12 meses.

Conviene recordar que las empresas deben poder justificar ante la administración el envío de estos documentos, así como la correcta recepción. Desde ServiREACH os recomendamos el uso de software específico, como la aplicación REACHGallery, para cumplir con esta obligación.

Si necesitas realizar una ficha de datos de seguridad, o tienes cualquier otra duda, puedes contactar con nosotros desde aquí.